Sporządzanie aktów stanu cywilnego w rejestrze na podstawie zagranicznych dokumentów potwierdzających zdarzenia mające miejsce za granicą

1) TRANSKRYPCJA AKTU ZAGRANICZNEGO

Sposób załatwienia sprawy:

Zagraniczny dokument stanu cywilnego, będący dowodem zdarzenia i jego rejestracji, może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji.
Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji, lub inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji lub faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. 2023.1378), Ustawa z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. 2023.2111).

Wymagane dokumenty:

Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez organ właściwy oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności.

Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.

2) ODTWORZENIE

Sposób załatwienia sprawy:
Treść zagranicznego dokumentu stanu cywilnego odtwarza się, jeżeli według prawa miejsca sporządzenia dokumentu stanowi on akt stanu cywilnego, a uzyskanie jego odpisu nie jest możliwe lub wiąże się z poważnymi trudnościami.

Wymagane dokumenty:

Wniosek o odtworzenie treści aktu zagranicznego może złożyć do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego osoba, której dotyczy zdarzenie, lub inna osoba, która wykaże interes prawny w odtworzeniu lub osoba, która wykaże interes faktyczny w odtworzeniu dokumentu potwierdzającego zgon.

Treść zagranicznego dokumentu stanu cywilnego odtwarza się na podstawie przedłożonego przez osobę składającą wniosek dokumentu potwierdzającego zdarzenie za granicą lub jego uwierzytelnionej kopii, w formie czynności materialno-technicznej.

3) REJESTRACJA

Sposób załatwienia sprawy:

W rejestrze stanu cywilnego można dokonać, w formie czynności materialno-technicznej, na wniosek lub z urzędu, rejestracji urodzenia albo zgonu, które nastąpiły poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej i nie zostały tam zarejestrowane oraz rejestracji urodzenia, zawarcia małżeństwa albo zgonu jeżeli w państwie urodzenia, małżeństwa, zgonu nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego.

Wymagane dokumenty:

Wniosek o rejestrację aktu zagranicznego może złożyć do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego osoba, której dotyczy zdarzenie, lub jej przedstawiciel ustawowy, inna osoba, która wykaże interes prawny w rejestracji zdarzenia lub interes faktyczny w rejestracji zgonu.
W/w podania można złożyć do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego a za granicą za pośrednictwem konsula.

WAŻNE:

Dokonując transkrypcji, odtworzenia, rejestracji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Rzeczypospolitej Polskiej, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy, w formie czynności materialno-technicznej, pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.

Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.

Dokumenty w języku obcym przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez:

tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości;
tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG);
konsula.
Wniosek do aktu urodzenia 
Wniosek do aktu małżeństwa
Wniosek do aktu zgonu

Opłaty:

transkrypcja – 50 zł
odtworzenie – 39 zł
uzupełnienie aktu - 39 zł
TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY:
Bez zbędnej zwłoki.

Tryb odwoławczy:

Tryb odwoławczy występuje w przypadku wydania decyzji o odmowie dokonania transkrypcji (odtworzenia lub rejestracji). Odwołanie wnosi się do Wojewody Warmińsko-Mazurskiego w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem kierownika USC.

Uwagi:

Sprawy załatwia się w pokoju 3, tel. 55-644-29-85